Regulamin organizacyjny

REGULAMIN ORGANIZACYJNY GMINNEJ BIBLIOTEKI PUBLICZNEJ W ZARSZYNIE

I. Postanowienia ogólne.

§ 1.

Regulamin organizacyjny (zwany dalej: „Regulaminem”) opracowano na podstawie § 8 Statutu Gminnej Biblioteki Publicznej w Zarszynie z dnia 30.10.2019 roku na mocy Uchwały Nr XIV/108/2019 Rady Gminy w Zarszynie (zwanego dalej: „Statutem”).

§ 2.

Celem działania Biblioteki jest rozwijanie i zaspokajanie potrzeb czytelniczych i informacyjnych społeczeństwa, upowszechnienie wiedzy oraz rozwój kultury.

§ 3.

1. Usługi biblioteczne świadczenie przez Bibliotekę są ogólnie dostępne i bezpłatne, z tym jednak, że opłaty mogą być pobierane:

1. za usługi informacyjne, bibliograficzne oraz wypożyczenia międzybiblioteczne;
2. za wypożyczenia materiałów audiowizualnych;
3. w formie kaucji za wypożyczone materiały biblioteczne;
4. za niezwrócenie w terminie wypożyczonych materiałów bibliotecznych;
5. za uszkodzenie, zniszczenie lub niezwrócenie materiałów bibliotecznych.

2. Wysokość opłat, o których mowa w ust. 1 pkt. 1 i 2, nie może przekraczać kosztów wykonania usługi.
3. Dochody osiągane przez Bibliotekę, z działalności innej niż określona w ust. 1, mogą być przeznaczone wyłącznie na cele statutowe Biblioteki.

                                                                    § 4.

1. Biblioteka używa pieczęci nagłówkowej według wzoru:

Gminna Biblioteka Publiczna

38-530 Zarszyn

Ul. Lipowa 30

Tel. 13 307 32 26

NIP 687-16-47-328  REGON 001033562

2. Biblioteka może używać pieczęci okrągłej z pełną nazwą placówki w otoku. 

§ 5.

Niniejszy Regulamin ustala:

1. strukturę organizacyjną Biblioteki,
2. zasady kierowania Biblioteką,
3. zasady obsługi finansowo-księgowej oraz organizacyjno-administracyjnej realizowanej przez Centrum Usług Wspólnych w Zarszynie (zwanym dalej: „CUW”),
4. zakres działania poszczególnych komórek organizacyjnych Biblioteki,
5. zasady przyjmowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków,
6. zasady stanowienia przepisów wewnętrznych Kierownika.

II. Struktura organizacyjna

§ 6.

1. W skład Biblioteki wchodzą następujące stanowiska:

1. Kierownik,
2. Bibliotekarze.

2. Pion merytoryczny stanowią: 

1. siedziba  Główna  Biblioteki w  Zarszynie,
2. filie Biblioteki  zlokalizowane w miejscowościach: Długie, Jaćmierz, Nowosielce, Odrzechowa  oraz punkt biblioteczny w Bażanówce.

3. Wykaz placówek, adresy oraz godziny otwarcia określa Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.

§ 7.

Funkcjonowanie biblioteki  opiera się na zasadach służbowego podporządkowania, podziału czynności i indywidualnej odpowiedzialności osób zajmujących samodzielne stanowiska za wykonanie powierzonych zadań.

III. Zasady kierowania Biblioteką.

§ 8.

1. Pracą Biblioteki kieruje Kierownik na zasadzie indywidualnej odpowiedzialności za realizację powierzonych zadań.
2. Kierownik  zarządza Biblioteką i reprezentuje ją na zewnątrz.
3. Kompetencje Kierownika określa statut Biblioteki oraz niniejszy Regulamin.
4. Kierownik  jest pracodawcą i bezpośrednim przełożonym wszystkich pracowników zatrudnionych w Bibliotece, zawiera i rozwiązuje umowy o pracę z pracownikami oraz podejmuje wszystkie decyzje w sprawach osobowych.
5. Kierownik kształtuje wewnętrzną strukturę komórek organizacyjnych Biblioteki poprzez tworzenie, likwidację i przenoszenie stanowisk pracy.
6. Kierownik  Biblioteki jest odpowiedzialny za całokształt pracy powierzonej mu placówki oraz uzyskiwane przez nią wyniki. Kierownik  odpowiada w szczególności za:

1. realizację zadań statutowych Biblioteki i opracowanie strategii rozwoju oraz planów działalności Biblioteki,
2. gospodarkę finansową, w tym gospodarowanie mieniem Biblioteki,
3. politykę kadrową,
4. ochronę danych osobowych,
5. warunki pracy, BHP, zabezpieczenie p.poż. oraz inne zadania wynikające
    z przepisów szczególnych,
6. organizowanie pracy Biblioteki, koordynowanie jej działalności, sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad całokształtem pracy w Bibliotece,
7. prowadzenie spraw administracyjno – gospodarczych,
8. występowanie  do  Wójta Gminy Zarszyn w sprawach organizacyjnych, finansowych i zasad działania Biblioteki,
9. podejmowanie  inicjatyw innowacji Biblioteki,
10. udział w doskonaleniu zawodowym,
11.  współpracę z innymi instytucjami kultury, placówkami samorządowymi, stowarzyszeniami, itp.

§ 9.

Podczas nieobecności Kierownika Biblioteką kieruje – w zakresie bieżących spraw – osoba upoważniona przez Kierownika.

§ 10.

1. Obsługę finansowo-księgową  oraz organizacyjno-administracyjną Biblioteki od dnia 1.05.2019 r. na podstawie porozumienia (zwanego dalej: „Porozumieniem”) prowadzi CUW.
2. Zgodnie z Porozumieniem obsługa CUW realizowana jest w następującym zakresie:

1. obsługi kadrowo – płacowej,
2. rachunkowości i sprawozdawczości, w tym sprawozdawczości finansowej
   i budżetowej,
3. organizowania procesów zamówień publicznych,
4. obsługi prawnej,
5. zadań z zakresu obowiązków głównego księgowego, który z ramienia jednostki obsługującej będzie pełnił te obowiązki dla jednostki obsługiwanej.

3. Zgodnie z Porozumieniem do szczegółowego zakresu działania CUW należy:

1. prowadzenie rachunkowości zgodnie z obowiązującymi przepisami finansowymi,
2. sporządzanie projektów i planów finansowych,
3. prowadzenie ewidencji i sprawozdawczości finansowej i budżetowej,
4. prowadzenie obsługi bankowej,
5. sporządzanie list wynagrodzeń oraz dokonywanie rozliczeń związanych
   z wynagrodzeniami pracowników Biblioteki,
6. naliczanie odpisów i realizacja funduszu socjalnego,
7. nadzorowanie prawidłowości obiegu dokumentów zgodnie z instrukcją obiegu dokumentów finansowych,
8. prowadzenie teczek akt osobowych pracowników Biblioteki,
9. sporządzanie deklaracji podatkowych oraz deklaracji miesięcznych do ZUS,
10. prowadzenie dokumentacji statystycznej Biblioteki,
11. obsługa umów cywilno – prawnych,
12. prowadzenie działań związanych z ochroną danych osobowych pracowników Biblioteki,
13. przeprowadzanie procedury zamówień publicznych,
14. prowadzenie dokumentacji finansowej przybytków i ubytków materiałów bibliotecznych i sprzętu.

IV. Ogólne uprawnienia i obowiązki pracowników.

§ 11.

1. Każdy pracownik zatrudniony w Bibliotece podlega Kierownikowi, od którego otrzymuje zadania i polecenia służbowe związane z zajmowanym stanowiskiem i przed którym jest odpowiedzialny za wyniki swojej pracy.
2. Obowiązki i zakres odpowiedzialności poszczególnych pracowników Biblioteki określają ich zakresy  czynności i odpowiedzialności.
3. Zakresy czynności sporządza się i wręcza równocześnie z angażem na dane stanowisko.
4. Jeden egzemplarz  zakresu czynności, podpisany przez pracownika, przechowywany jest w jego aktach osobowych.
5. W czasie wykonywania pracy pracownik zobowiązany jest stosować się do posiadanych uprawnień, poleceń i wskazówek przełożonego oraz przepisów prawa regulujących zagadnienia, którymi się zajmuje.
6. W miejscu pracy pracownik jest zobowiązany do przestrzegania warunków bezpieczeństwa i zasad porządkowych wynikających  z przepisów bhp i ppoż., regulaminu pracy i regulaminu organizacyjnego.
7. Każdy pracownik zobowiązany jest do przestrzegania drogi służbowej, tj. zwracania się do bezpośredniego przełożonego, szczególnie w każdym przypadku, gdy sprawa przekracza jego kompetencje, bądź gdy nie ma uprawnień do załatwienia danej sprawy.
8. Pracownik może być delegowany na czas określony do pracy w innej komórce organizacyjnej Biblioteki. Pracownik oddelegowany zachowuje przynależność organizacyjną do macierzystej komórki, ale w zakresie działania wynikającego z delegacji podlega kierownikowi komórki, do której został oddelegowany.
9. Niezależnie od zakresu obowiązków i czynności zawartych w niniejszym Regulaminie wszyscy pracownicy Biblioteki wykonują obowiązki wynikające z przepisów prawnych i wewnętrzne prace zlecone przez Kierownika.
10. Do zakresu zadań  pracowników należy w szczególności:

1. planowanie i koordynowanie pracy wynikającej z zakresów działania placówki oraz zadań określonych w planach pracy lub zleconych przez przełożonego,
2. sporządzanie wymaganych sprawozdań z wykonywanej pracy,
3. bieżąca orientacja w wydatkach na zakup zbiorów bibliotecznych oraz kosztów funkcjonowania placówki,
4. administrowanie lokalem bibliotecznym.

§ 12.

1. Przekazanie i przejęcie obowiązków pracowników  odbywa się protokolarnie,
   z udziałem komisji zdawczo-odbiorczej, powołanej decyzją Kierownika  Biblioteki.
2. Protokół zdawczo-odbiorczy powinien zawierać wykaz spraw w toku realizacji oraz akt spraw wykonanych, a także wykazy pieczęci.
3. W przypadku przekazywania  obowiązuje protokół zdawczo-odbiorczy.

§ 13.

Pracownicy  ponoszą odpowiedzialność zarówno za skutki podjętych decyzji, jak również decyzji nie podjętych, gdy sytuacja wymagała ich podjęcia.

V. Zakres działania biblioteki

§ 14.

1. Szczegółowy zakres działania Biblioteki obejmuje:

1. gromadzenie, opracowanie i przechowywanie materiałów bibliotecznych ze szczególnym   uwzględnieniem materiałów dotyczących własnego regionu,
2. udostępnianie zbiorów bibliotecznych na miejscu, wypożyczanie do domu oraz  prowadzenie wypożyczeń międzybibliotecznych z uwzględnieniem  szczególnych potrzeb  dzieci i młodzieży oraz ludzi niepełnosprawnych,
3. prowadzenie  działalności informacyjno – bibliograficznej,
4. popularyzacja książek i czytelnictwa,
5. współdziałanie z innymi bibliotekami, instytucjami upowszechniania kultury, organizacjami  i towarzystwami w rozwijaniu i zaspokajaniu potrzeb oświatowych i kulturalnych   społeczeństwa,
6. doskonalenie form i metod pracy bibliotecznej.

2. W zakresie gromadzenia zbiorów:

1. bieżący przegląd nowości wydawniczych w księgarniach oraz ofert wydawniczych                     z poszczególnych wydawnictw krajowych, z uwzględnianiem dezyderatów od czytelników i bibliotekarzy,
2. gromadzenie materiałów bibliotecznych wszelkiego rodzaju, literatury, zbiorów     regionalnych i wybranych zbiorów specjalnych dla Biblioteki oraz podległych jej filii bibliotecznych zgodnie z ich strukturą i zapotrzebowaniem użytkowników,
3. zakup nowości wydawniczych.

3. W zakresie opracowania zbiorów:

1. klasyfikacja zbiorów: Klasyfikowanie, czyli podział materiałów bibliotecznych na ustalone grupy wg treści i formy jest niezbędne ze względu na potrzeby użytkowników, a także dla sprawnej i efektywnej  pracy bibliotekarza. Każda książka otrzymuje przydział do określonej dziedziny wiedzy, czyli symbol  klasyfikacji i sygnaturę na podstawie tablic UKD;
2. katalogowanie zbiorów: Każda nowo zakupiona książka zostaje skatalogowana według obowiązujących norm  bibliotecznych;
3. komputerowe wprowadzanie nabytków oraz systematyczne wprowadzanie   księgozbioru już istniejącego do  baz danych w  systemie bibliotecznym MAK+
   w Gminnej Bibliotece  w Zarszynie oraz  filiach bibliotecznych;
4. opracowanie formalne i rzeczowe wszystkich nabytków w systemie komputerowym;
5. systematyczne doskonalenie słownika haseł przedmiotowych;

prowadzenie katalogów: alfabetycznego całości księgozbioru, systematycznego literatury pięknej i popularno-naukowej dla dorosłych wedługUniwersalnej Klasyfikacji Dziesiętnej oraz tytułowego literatury pięknej dla dzieci i młodzieży. Katalogi uzupełniane są na bieżąco. Karty katalogowe książek wycofanych z księgozbioru usuwane są z katalogu.

4. W zakresie dokumentacji:

1. specyfikacje i wykazy wewnętrzne. Biblioteka otrzymuje specyfikację - potwierdzenie odbioru książek w 2 egzemplarzach, która jest dokumentem upoważniającym do wpisu książek do księgi     inwentarzowej księgozbioru. Specyfikacja zawiera wykaz nabytych książek wraz z ich liczbą i wartością. Jeden egzemplarz specyfikacji po wpisaniu książek w inwentarz przekazywany jest do działu księgowości  w celu rozliczenia się z zakupu. Drugi stanowiący dowód wpływu  przechowywany jest w Bibliotece w oddzielnej teczce.

Na podstawie specyfikacji oblicza się strukturę ogólną zakupionych nowości, a więc ilość i wartość książek;

2. ewidencjonowanie nabytków: Zakupione bądź otrzymane w darze pozycje wydawnicze wpisywane są do księgi  inwentarzowej księgozbioru. W księdze inwentarzowej rejestruje się każdą jednostkę  ewidencyjną oddzielnie. Numer z księgi inwentarzowej wpisuje się do      odpowiedniej      książki, na odwrocie strony tytułowej. Książki pieczętuje się okrągłą pieczątką Biblioteki, z pełną nazwą placówki;
3. ubytkowanie materiałów bibliotecznych: Biblioteki prowadzą sumaryczny rejestr ubytków. Wpisu do rejestru ubytków i odpowiednich skreśleń w księdze inwentarzowej księgozbioru dokonuje się na podstawie dowodu ubytków, tj. dokumentu stwierdzającego ubytek określonych materiałów bibliotecznych. Są to protokoły książek: zaczytanych, zniszczonych, nie zwróconych przez czytelników, zdezaktualizowanych pod względem treści. Dla ubytków, które powstały z jednej określonej przyczyny sporządza się oddzielne protokoły ubytków. Protokoły ubytków stanowiące materiał archiwalny przechowuje się w oddzielnej teczce;
4. inwentaryzacja zbiorów: Materiały wchodzące na trwałe do zbiorów bibliotecznych podlegają inwentaryzacji. Częstotliwość i sposób przeprowadzania inwentaryzacji określają obowiązujące przepisy;
5. instruktaż i kontrola: Gminna Biblioteka udziela pomocy merytorycznej filiom bibliotecznym. Do zadań należy: instruktaż przy planowaniu i prowadzeniu działalności bibliotecznej; udzielanie indywidualnych konsultacji, instrukcji, porad przy rozwiązywaniu szczegółowych problemów merytorycznych; przeprowadzanie inwentaryzacji księgozbioru i jego selekcji; analizowanie i kontrola zawartości planów i sprawozdań z działalności; udzielanie pomocy przy tworzeniu komputerowej bazy danych;

5. W zakresie promocji kultury, książki i czytelnictwa:

1. organizowanie imprez kulturalno-oświatowych promujących kulturę, książkę
   i czytelnictwo,
2. przygotowywanie wystaw, gazetek, folderów promujących kulturę i czytelnictwo,
3. organizowanie na terenie biblioteki kół zainteresowań, warsztatów, spotkań zgodnie z potrzebami czytelników,
4. informowanie społeczności lokalnej o podejmowanych działaniach i inicjatywach kulturalnych poprzez artykuły w lokalnych czasopismach, na stronie internetowej placówki, na portalach społecznościowych, itp.

§ 15.

Do zadań wypożyczalni oraz istniejących w niej kącików czytelniczych należy:

1. Rejestrowanie nowych czytelników i informowanie ich o obowiązujących regulaminach oraz ochronie danych osobowych zgodnie z RODO,
2. Prowadzenie kartoteki czytelników oraz rejestrów związanych z wypożyczeniami książek,
3. Udostępnianie zbiorów bibliotecznych,
4. Udzielanie czytelnikom porad w zakresie doboru lektury oraz korzystania ze zbiorów i katalogów,
5. Włączanie zwróconych materiałów do zbiorów i dbanie o ich należyte rozmieszczenie, układ,  oznakowanie,
6. Prowadzenie statystyki dziennej oraz zestawień miesięcznych, półrocznych i rocznych,
7. Wysyłanie upomnień do czytelników przetrzymujących książki i inne materiały biblioteczne oraz prowadzenie związanej z tym dokumentacji,
8. Przyjmowanie książek przekazywanych w zamian za zgubione i sporządzanie związanych z tym protokołów jednostkowych,
9. Sporządzanie protokołów książek ubytkowanych, wykreślanie ich z inwentarza oraz wycofywanie z katalogu odpowiadających im kart,
10. Prowadzenie rejestru ubytków i związanej z nim dokumentacji,
11. Prowadzenie księgi inwentarzowej księgozbioru i związanej z tym dokumentacji,
12. Pieczętowanie nowych książek, wpisywanie w nie numeru inwentarzowego, znaku miejsca i symbolu klasyfikacji ora zaopatrzenie każdej z nich w kartę książki,
13. Włączanie kart katalogowych nowo zakupionych książek do odpowiednich katalogów,
14. Prowadzenie prac techniczno-konserwatorskich, m.in. oprawa w folię, drobna konserwacja zniszczonych książek, systematyczne porządkowanie kart czytelników
    i kart wypożyczonych książek w układzie numerycznym, porządkowanie kart zapisu czytelników w układzie alfabetycznym, włączanie książek do księgozbioru i dbałość
    o ich właściwy układ na półkach,
15. Udostępnianie na miejscu materiałów bibliotecznych (książek, czasopism, zbiorów    audiowizualnych),
16. Udzielanie informacji rzeczowej, bibliotecznej i bibliograficznej oraz prowadzenie    związanego z tym rejestru,
17. Poradnictwo i pomoc czytelnikom w zakresie korzystania ze źródeł informacyjnych,
18.  Prowadzenie prenumeraty czasopism,
19.  Prowadzenie rejestru wykorzystanych oraz wypożyczonych czasopism,
20. Prowadzenie czytelni komputerowej oraz rejestru odwiedzin w czytelni internetowej,
21. Organizowanie i stosowanie różnych form informacji zbiorowej mającej na celu promocję  książki i Biblioteki, m.in.: przyjmowanie i oprowadzanie wycieczek, prowadzenie lekcji bibliotecznych,
22.  Przygotowywanie wystawek tematycznych i gazetek okolicznościowych,
23.  Kopiowanie materiałów ze zbiorów własnych Biblioteki według zapotrzebowania   użytkowników.

VI. Tryb załatwiania spraw – system decyzyjny.

§ 16.

W Bibliotece obowiązują następujące zasady w zakresie podejmowania decyzji:

1. Decyzje problemowe podejmuje Kierownik   i przekazuje do wykonania pracownikom,
2. Bieżące decyzje, zgodnie z zakresem odpowiedzialności podejmują Kierownik oraz samodzielni pracownicy,
3. Szczegółowe decyzje w sprawach kadr, planowania, gospodarki finansowej i rzeczowej   podejmuje Kierownik.

VII. Organizacja przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków.

§ 17.

Kierownik przyjmuje interesantów w sprawach skarg i wniosków osobiście w godzinach pracy Biblioteki.

VIII. Przepisy wewnętrzne.

§ 18.

Kierownik wydaje przepisy wewnętrzne w formie zarządzeń, pism, instrukcji, w celu zapewnienia wykonania zadań określonych w aktach prawnych.

§ 19.

Sprawy związane z ochroną danych osobowych regulują obowiązujące przepisy, a także zarządzenia i instrukcje Kierownika Biblioteki wydane w tej sprawie.

§ 20.

Zasady podpisywania dokumentów finansowo-księgowych reguluje Instrukcja obiegu dokumentów finansowych.

§ 21.

Obieg korespondencji określa Instrukcja kancelaryjna.

§ 22.

Sprawy związane z kontrolą zarządczą reguluje Regulamin kontroli zarządczej. Na Kierowniku spoczywa obowiązek składania corocznych oświadczeń o stanie kontroli zarządczej.

IX. Postanowienia końcowe.

§ 23.

Szczegółowe obowiązki i odpowiedzialność pracowników Biblioteki określają indywidualne zakresy czynności na zajmowanych stanowiskach pracy.

§ 24.

Regulamin niniejszy łącznie ze Statutem stanowi całość przepisów regulujących organizację wewnętrzną i szczegółowy zakres działania, o ile późniejsze przepisy w tym względzie nie będą stanowić inaczej.

§ 25.

1. Regulamin podany jest do wiadomości pracownikom poprzez udostępnienie na stanowiskach pracy oraz na stronie internetowej Biblioteki.
2. Każdy pracownik stwierdza własnym podpisem fakt zapoznania się z treścią Regulaminu.
3. Zmiany w Regulaminie są dokonywane w tym samym trybie jak nadawanie.  

Regulamin wchodzi w życie z dniem 01.04.2020

W oryginale podpisał:

Kierownik Gminnej biblioteki Publicznej

Agnieszka Bieleń